שלב זה הוא הבסיס לבניית מערכת תחזוקה יעילה לטווח ארוך ואסור לדלג עליו למרות שהוא לא כולל עבודה פיזית. אני מתחיל במחקר מעמיק על איך המשפחה באמת משתמשת במקלט – מה נכנס אליו, מתי, באיזה תדירות, ומי אחראי על מה. אני בוחן את המחזוריות השנתית – ציוד חורף וקיץ, חגים ואירועים מיוחדים, פעילויות עונתיות של הילדים. אני מזהה את נקודות הכשל העיקריות – איפה נוטים להצטבר דברים, מה הסיבות להזנחה, איזה אזורים הופכים בעייתיים ראשון. אני בוחן את התנאים הסביבתיים – רמות לחות בעונות שונות, זרימת אוויר טבעית, אזורי צל וחשיכה שמעודדים הצטברות. אני מתכנן את מערכת התחזוקה לפי הממצאים – כמה פעמים בשנה צריך בדיקה כללית, איזה חודשים הכי בעייתיים לחדירת לחות או מזיקים, מתי לתכנן את הפעילויות הגדולות של ארגון מחדש. אני מכין פרופיל שימוש מפורט שיכלול גם תחזיות לשינויים עתידיים – ילדים שגדלים, שינויים בתחביבים, או צרכים משתנים של המשפחה. בשלב זה אני מתאם גם עם השירותים הייעוציים של שי פינוי דירה לקבלת המלצות מקצועיות לתכנון תחזוקה מיטבי בהתאם לתנאים הספציפיים של המקלט.
